경위서 작성방법: 이것만 알면 완벽 정리

업무 중 예기치 못한 사건이나 실수가 발생했을 때, 가장 먼저 요구받는 서류 중 하나가 바로 ‘경위서’입니다. 막상 작성하려고 하면 눈앞이 캄캄해지고 어떻게 시작해야 할지 막막하게 느껴질 수 있습니다. 하지만 경위서는 처벌을 위한 목적이 아닌, 사실 관계를 명확히 파악하고 재발을 방지하기 위한 중요한 소통 과정입니다. 본문에서는 경위서 작성의 핵심 원칙과 실질적인 팁을 상세히 안내하여, 누구나 논리적이고 설득력 있는 경위서를 작성할 수 있도록 돕겠습니다.

경위서란 무엇이며, 시말서와 어떻게 다른가요?

많은 분들이 경위서와 시말서를 혼동하는 경우가 많습니다. 두 서류는 목적과 성격에서 명확한 차이가 있으므로, 정확히 이해하고 작성하는 것이 중요합니다. 경위서는 특정 사건이나 문제에 대한 발생 과정과 원인을 객관적으로 설명하는 데 초점을 맞춘 정보 전달 목적의 문서입니다.

반면, 시말서는 자신의 과실을 인정하고 그에 대한 반성과 사죄의 의미를 담아 작성하는 문서로, ‘반성문’의 성격이 더 강합니다. 아래 표를 통해 두 서류의 차이점을 명확히 비교해 보겠습니다.

따라서 회사에서 경위서 제출을 요구했다면, 감정적인 사과보다는 발생한 일에 대한 사실을 명확하게 전달하는 데 집중해야 합니다.

작성 전 반드시 확인해야 할 3가지 준비사항

경위서를 작성하기 전에 몇 가지 사항을 미리 준비하면 훨씬 수월하고 정확하게 작성할 수 있습니다. 무작정 쓰기 시작하기보다는 아래의 단계를 먼저 거치는 것이 좋습니다.

• 시간 순서대로 사실 관계 정리: 사건 발생 시점부터 현재까지의 상황을 시간 순서에 따라 메모장에 간략하게 정리합니다. 이는 글의 논리적인 흐름을 잡는 데 큰 도움이 됩니다.
• 관련 자료 및 증거 확보: 이메일, 메신저 대화 내용, 관련 서류, 사진 등 객관적인 사실을 뒷받침할 수 있는 자료가 있다면 미리 확보해 둡니다. 이는 주장의 신뢰도를 높여줍니다.
• 회사 규정 및 절차 확인: 경위서 제출과 관련된 사내 규정이나 양식이 있는지 인사팀이나 담당 부서에 확인합니다. 정해진 양식이 있다면 그에 맞춰 작성해야 합니다.

육하원칙(5W1H)에 따른 명확한 사실 관계 서술

경위서의 핵심은 ‘누가 보더라도 사건을 명확하게 이해할 수 있도록’ 작성하는 것입니다. 이를 위한 가장 효과적인 방법이 바로 육하원칙(5W1H)을 따르는 것입니다. 각 항목에 맞춰 사실을 구체적으로 서술해야 합니다.

• 언제 (When): 사건이 발생한 정확한 날짜와 시간
• 어디서 (Where): 사건이 발생한 구체적인 장소
• 누가 (Who): 사건과 관련된 인물 (본인 포함)
• 무엇을 (What): 발생한 사건이나 문제의 내용
• 어떻게 (How): 사건이 진행된 구체적인 과정
• 왜 (Why): 사건이 발생하게 된 원인

예를 들어, ‘서버 오류가 발생했습니다’라고 추상적으로 쓰는 것보다 ‘2023년 10월 27일 15시 30분, 본사 3층 서버실에서 OOO 직원이 시스템 업데이트 작업 중이던 서버 A의 전원 코드를 실수로 분리하여 약 15분간 서비스 장애가 발생했습니다’와 같이 육하원칙에 따라 구체적으로 작성해야 합니다.

객관적이고 간결한 문체 유지의 중요성

경위서는 자신의 감정이나 변명을 늘어놓는 글이 아닙니다. 주관적인 판단이나 추측, 불필요한 미사여구는 제외하고 오직 발생한 사실만을 건조하고 담백하게 전달해야 합니다. 문장은 최대한 짧고 간결하게 작성하여 가독성을 높이는 것이 중요합니다.

감정적인 호소나 과장된 표현보다는, 명확한 사실을 논리적으로 전달하는 것이 경위서의 신뢰도를 높이는 가장 빠른 길입니다.

예를 들어, ‘너무 바쁘고 정신이 없어서 실수를 저지른 것 같습니다. 정말 죄송합니다.’와 같은 표현보다는 ‘주문량 폭주로 인한 다중 업무 처리 과정에서 발주서의 수량을 오기입하는 실수가 발생했습니다.’와 같이 상황을 객관적으로 설명하는 것이 훨씬 더 전문적입니다.

재발 방지 대책 및 향후 계획 포함하기

단순히 사건의 경위를 설명하는 것에서 그치지 않고, 문제 해결에 대한 적극적인 의지를 보여주는 것이 중요합니다. 사건의 원인을 분석하고, 이를 바탕으로 동일한 실수가 반복되지 않도록 구체적인 재발 방지 대책을 함께 제시하는 것이 좋습니다. 이는 본인의 책임감 있는 태도를 보여주어 긍정적인 인상을 줄 수 있습니다.

예를 들어, 다음과 같이 구체적인 대책을 제시할 수 있습니다.

• 단기 대책: 발주서 작성 후, 팀 내 다른 인원에게 교차 확인을 받는 ‘더블 체크’ 프로세스를 도입하겠습니다.
• 장기 대책: 반복적인 수기 입력으로 인한 오류를 줄이기 위해, 발주 시스템 자동화 도입을 정식으로 건의하겠습니다.

제출 전 최종 검토: 필수 체크리스트

작성을 마친 후에는 반드시 제출 전에 여러 번 다시 읽어보며 최종 검토를 해야 합니다. 오탈자나 문법적 오류는 물론, 내용상 오해의 소지가 있는 부분은 없는지 꼼꼼히 확인해야 합니다. 아래 체크리스트를 활용하여 마지막으로 점검해 보십시오.

• 오탈자나 맞춤법 오류는 없는가?
• 육하원칙에 따라 사실 관계가 명확하게 작성되었는가?
• 개인적인 감정이나 변명, 추측성 표현이 포함되지는 않았는가?
• 문장이 간결하고 이해하기 쉽게 작성되었는가?
• 재발 방지 대책이 구체적이고 실현 가능한가?
• 제출 대상(수신인)과 작성자(발신인)의 정보가 정확히 기재되었는가?

경위서 작성 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)

• Q1: 경위서가 법적 효력을 가지나요?

  A: 경위서 자체는 법적 문서가 아니지만, 내용에 따라 업무상 과실을 입증하는 자료나 징계의 근거로 활용될 수 있습니다. 따라서 사실에 기반하여 신중하게 작성해야 합니다.

• Q2: 정해진 경위서 양식이 없으면 어떻게 작성해야 하나요?

  A: 별도 양식이 없다면 A4 용지에 제목(경위서), 소속, 직위, 성명 등 기본 인적사항을 기재하고, 본문 내용을 육하원칙에 따라 자유롭게 서술한 뒤, 마지막에 작성 날짜와 서명을 기재하여 제출하면 됩니다.

• Q3: 경위서 작성 시 절대 피해야 할 점은 무엇인가요?

  A: 거짓말이나 사실 왜곡, 타인에게 책임 전가, 변명으로 일관하는 태도는 절대 피해야 합니다. 이는 신뢰를 잃게 만드는 가장 큰 요인입니다.

경위서 작성은 결코 어려운 일이 아닙니다. 당황스러운 마음을 가라앉히고, 이 글에서 안내한 원칙에 따라 발생한 사실을 객관적이고 논리적으로 정리하는 과정일 뿐입니다. 잘 작성된 경위서는 문제를 명확히 하고 해결책을 찾는 긍정적인 첫걸음이 될 수 있습니다. 이 글의 원칙들을 바탕으로 침착하게 작성하신다면, 위기를 기회로 바꾸는 현명한 일처리를 하실 수 있을 것입니다.