업무용 메신저 슬랙, 팀즈 에티켓: 최고의 활용법은?

업무 효율을 극대화하는 메신저 활용, 어떻게 시작해야 할까요? 수많은 업무 요청과 정보의 홍수 속에서 길을 잃지 않고, 동료들과의 원활한 소통을 유지하는 것은 현대 직장인의 필수 역량이 되었습니다. 하지만 자신만의 에티켓 없이 메신저를 사용하다 보면 오히려 업무 방해가 되거나 오해를 불러일으킬 수 있다는 사실, 알고 계셨나요?

업무용 메신저, 슬랙(Slack)과 팀즈(Teams)는 이미 많은 기업에서 핵심 소통 도구로 자리 잡았습니다. 이 강력한 도구들을 제대로 활용하기 위한, 그리고 무엇보다 ‘함께 일하는 동료를 배려하는’ 에티켓을 배우는 것은 놀라운 변화를 가져올 수 있습니다. 과연 이 두 메신저를 통해 업무 성과와 동료애를 동시에 잡는 비결은 무엇일까요? 지금부터 그 비밀을 파헤쳐 보겠습니다.

메신저 채널, 목적에 맞게 사용하기

업무용 메신저의 가장 큰 장점 중 하나는 다양한 목적의 대화방, 즉 채널을 개설하여 정보를 체계적으로 관리할 수 있다는 점입니다. 프로젝트별, 팀별, 혹은 특정 주제별로 채널을 명확히 구분하면 필요한 정보를 빠르게 찾고 불필요한 알림을 줄여 집중력을 높일 수 있습니다. 하지만 채널이 너무 많아지거나 목적 없이 생성되면 오히려 혼란을 야기할 수 있습니다.

• 주요 프로젝트 채널: 신규 프로젝트 시작 시, 관련 팀원 전체를 초대하여 해당 프로젝트만을 위한 채널을 개설합니다. 진행 상황 공유, 자료 전달, 회의 일정 조율 등 모든 논의를 이 채널 안에서 집중적으로 진행하는 것이 좋습니다.
• 팀별/부서별 채널: 각 팀이나 부서의 고유 업무 관련 공지, 일상적인 질문, 간편한 정보 공유 등은 팀별 채널에서 처리합니다. 이를 통해 관련 없는 팀원들의 알림을 줄여 업무 집중도를 향상시킬 수 있습니다.
• 공지 채널: 회사 전체 공지사항이나 중요한 업데이트는 특정 공지 채널을 통해 일괄적으로 전달합니다. 이 채널은 읽기 전용으로 설정하거나, 댓글 기능을 제한하여 정보의 왜곡이나 불필요한 논의를 방지하는 것이 효과적입니다.

“모든 대화는 명확한 목적을 가진 공간에서 이루어질 때 그 가치를 발휘합니다.”

메시지 전송 시간, 동료의 업무 시간을 존중하기

메신저 알림은 때때로 업무 흐름을 끊거나 집중력을 저하시킬 수 있습니다. 특히 업무 시간 외에 오는 메시지는 동료의 개인적인 휴식 시간을 침해할 수 있어 주의가 필요합니다. 아무리 급한 용무라도 정해진 업무 시간 내에 보내는 것이 기본적인 예의이며, 불가피하게 늦은 시간에 보내야 한다면 상대방의 상황을 고려한 조심스러운 접근이 필요합니다. 이 작은 배려 하나가 동료와의 신뢰를 쌓는 중요한 밑거름이 됩니다.

• 업무 시간 준수: 특별한 경우가 아니라면, 오전 9시부터 오후 6시까지 일반적인 업무 시간 내에 메시지를 보내는 것을 기본으로 합니다.
• 긴급 메시지 구분: 긴급한 용무가 아니라면, ‘긴급’이나 ‘중요’와 같은 단어를 메시지 앞에 붙이는 것을 자제합니다. 이는 메시지의 중요도를 희석시키고, 정말 긴급한 메시지가 왔을 때 상대방이 인지하지 못하게 만들 수 있습니다.
• 휴일 및 업무 외 시간: 휴일이나 업무 시간 외에 메시지를 보낼 때는 수신 확인을 강요하지 않는다는 인식을 심어주는 것이 중요합니다. 가능하면 다음 업무 시간에 확인하도록 하는 것이 좋습니다.

정보 공유, 간결하고 명확하게 전달하기

복잡한 정보나 긴 내용을 전달해야 할 때는 메신저의 특성을 이해하고, 가독성을 높이는 방법을 사용하는 것이 중요합니다. 긴 글을 한 번에 보내기보다는 내용을 나누어 전달하거나, 핵심 내용을 요약하여 전달하는 것이 상대방의 이해를 돕고 효율적인 소통을 가능하게 합니다. 중요한 파일이나 링크는 명확한 설명과 함께 전달하여, 상대방이 정보를 쉽게 파악할 수 있도록 배려해야 합니다.

• 핵심 요약: 긴 내용을 전달할 때는 가장 중요한 결론이나 요청 사항을 먼저 명시합니다.
• 내용 분할: 한 번에 너무 많은 정보를 보내기보다는, 관련된 내용끼리 묶어 여러 번에 나누어 보내는 것이 좋습니다.
• 파일/링크 명확화: 파일이나 링크를 공유할 때는 그 내용이 무엇인지, 왜 공유하는지에 대한 간단한 설명을 덧붙입니다.

답변 기다림, 과도한 재촉은 금물

메신저는 즉각적인 소통을 위한 도구이지만, 상대방이 즉시 답변하기 어려운 상황일 수 있다는 점을 항상 인지해야 합니다. 메시지를 보낸 후 바로 답변이 오지 않는다고 해서 연달아 메시지를 보내거나, ‘확인하셨나요?’와 같은 문구로 재촉하는 것은 오히려 상대방에게 부담을 줄 수 있습니다. 정말 급한 용건이 아니라면, 상대방이 자신의 페이스대로 답변할 수 있도록 기다려주는 여유가 필요합니다. 이 기다림 속에서 존중받는다는 느낌을 받게 될 것입니다.

• 첫 답변 후: 첫 답변을 받은 후 추가 질문이나 요청 사항이 있다면, 일정 시간을 두고 다시 질문합니다.
• 답변 촉구: 꼭 답변을 받아야 하는 경우, ‘바쁘신가요?’와 같이 상대방의 상황을 먼저 묻고 답변을 정중하게 요청합니다.
• 명확한 기한 제시: 답변이 반드시 필요한 경우, 언제까지 답변을 받으면 좋겠다는 기한을 미리 명확히 제시합니다.

“적절한 기다림은 관계의 깊이를 더합니다.”

이모티콘 및 특수 문자 사용, 상황에 맞게 활용하기

이모티콘과 특수 문자는 메신저 대화를 부드럽고 친근하게 만드는 데 도움을 줄 수 있습니다. 하지만 업무용 메신저에서는 사용 빈도와 종류에 신중을 기해야 합니다. 너무 과도하거나 부적절한 이모티콘 사용은 오히려 업무의 전문성을 해칠 수 있으며, 동료들에게 불편함을 줄 수도 있습니다. 상황과 분위기를 고려하여 적절하게 사용하는 것이 중요합니다.

• 긍정적 반응: 긍정적인 피드백이나 감사 표현 시, 간단한 이모티콘(예: 👍, ✅)을 사용하여 긍정적인 분위기를 조성합니다.
• 정중한 표현: 가벼운 사과나 양해를 구할 때, 과하지 않은 이모티콘(예: 😊, 🙏)을 함께 사용하면 부드러운 느낌을 줄 수 있습니다.
• 주의할 점: 지나치게 많은 이모티콘 사용, 감정적으로 지나친 표현, 혹은 업무 내용과 관련 없는 이모티콘 사용은 피해야 합니다.

채널 알림 설정, 집중력을 높이는 스마트한 방법

메신저 알림 설정은 업무 집중도를 유지하는 데 매우 중요합니다. 모든 채널의 알림을 켜두면 끊임없이 울리는 알림에 업무 흐름이 방해받기 쉽습니다. 자신에게 필요한 정보의 채널은 ‘알림 켜기’로 설정하고, 업무와 직접적인 관련이 적거나 정보 공유 위주의 채널은 ‘알림 끄기’ 또는 ‘맞춤 알림’으로 설정하여 불필요한 알림을 최소화하는 지혜가 필요합니다. 이처럼 스마트한 알림 관리는 업무 효율을 극적으로 끌어올릴 수 있습니다.

• 핵심 채널 알림: 현재 집중하고 있는 프로젝트나 팀 채널은 ‘모든 새 메시지’ 알림으로 설정합니다.
• 정보성 채널: 자주 확인하지 않아도 되는 정보 공유 채널은 ‘멘션 시 알림’ 또는 ‘알림 끄기’로 설정합니다.
• 맞춤 알림 활용: 특정 키워드나 사용자 멘션에만 알림을 받도록 설정하여 중요한 정보를 놓치지 않습니다.

회신, 명확한 답변으로 마무리하기

메신저 대화에서 가장 중요한 부분 중 하나는 답변을 명확하게 마무리하는 것입니다. 질문에 대한 답을 했는지, 추가적으로 필요한 정보는 없는지 등을 확인하여 상대방이 더 이상 문의할 사항이 없도록 하는 것이 좋습니다. ‘궁금한 점 있으면 언제든지 다시 문의해주세요’와 같은 멘트를 덧붙여, 상대방이 언제든 편하게 소통할 수 있다는 인식을 심어주는 것이 중요합니다. 이러한 명확한 마무리 습관은 오해를 줄이고 소통의 효율성을 높여줄 것입니다.

• 확인 요청: 답변 후 ‘내용 확인 부탁드립니다.’와 같이 상대방의 확인을 정중하게 요청합니다.
• 추가 문의 여지: ‘혹시 더 궁금한 점이 있으시면 언제든 편하게 질문해주세요.’와 같은 멘트를 덧붙입니다.
• 답변 완료 표시: 필요한 경우, ‘답변이 완료되었습니다.’와 같이 명확하게 소통을 종결합니다.

업무용 메신저 활용, 비용 효율성 측면

슬랙이나 팀즈와 같은 업무용 메신저 도입은 초기 비용이 발생할 수 있지만, 장기적으로 볼 때 업무 효율성 증대를 통해 상당한 비용 절감 효과를 기대할 수 있습니다. 직접적인 커뮤니케이션 비용(이메일, 전화 등) 감소는 물론, 정보 검색 시간 단축, 의사결정 속도 향상 등 간접적인 비용 절감 효과 또한 무시할 수 없습니다. 특히 팀 규모가 커질수록 이러한 효율성 증대는 더욱 두드러지게 나타납니다.

예를 들어, 한 직원이 하루에 10분씩 정보 검색에 소요하는 시간을 절약한다고 가정했을 때, 월 20일 근무 기준으로 한 달에 약 200분의 시간이 절약됩니다. 이를 연간으로 환산하면 상당한 근무 시간을 확보하게 되는 셈입니다. 또한, 이메일보다 즉각적인 소통이 가능한 메신저를 통해 회의 시간을 줄이고, 원격 근무 환경에서도 효율적인 협업이 가능해진다는 점은 기업의 운영 비용 절감에 크게 기여합니다.

업무용 메신저 종류별 기능 비교

슬랙과 팀즈는 가장 대표적인 업무용 메신저로, 각기 다른 강점을 가지고 있습니다. 두 메신저 모두 기본적인 채팅, 파일 공유, 영상 통화 등의 기능을 제공하지만, 기업의 IT 환경이나 협업 방식에 따라 더 적합한 솔루션이 달라질 수 있습니다. 어떤 메신저를 선택하든, 앞서 말씀드린 에티켓을 준수하는 것이 최대의 효과를 이끌어내는 핵심입니다.

자주 묻는 질문

메신저로 너무 많은 알림이 와서 업무에 집중하기 어렵습니다. 어떻게 해결할 수 있나요?

업무용 메신저의 알림 설정을 적극적으로 활용해야 합니다. 현재 진행 중인 프로젝트나 필수적으로 확인해야 하는 팀 채널은 ‘모든 새 메시지’ 알림을 유지하되, 그렇지 않은 채널은 ‘멘션 시 알림’ 또는 ‘알림 끄기’로 설정하는 것이 좋습니다. 또한, 메신저 앱 내에서 ‘방해 금지 모드’를 설정하거나, 특정 시간 동안 알림을 일시 중지하는 기능을 활용하는 것도 집중력을 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.

급한 용무가 있어 업무 시간 외에 메시지를 보내야 하는데, 어떻게 해야 상대방에게 부담을 덜 줄 수 있을까요?

업무 시간 외에 메시지를 보내야 할 때는 가능한 한 최소한의 메시지만큼만 보내고, ‘확인은 편하실 때 해주세요.’와 같은 문구를 덧붙여 상대방의 부담을 덜어주는 것이 중요합니다. 메시지의 중요도에 따라 ‘긴급’과 같은 표시를 사용해야 할 수도 있으나, 이는 불가피한 경우에만 제한적으로 사용해야 합니다. 다음 날 업무 시작과 함께 관련 내용을 다시 한번 전달하는 것도 좋은 방법입니다.

업무용 메신저로 파일 공유 시 주의할 점이 있나요?

파일을 공유할 때는 파일 이름만으로는 내용을 파악하기 어려운 경우가 많으므로, 어떤 파일인지, 왜 공유하는지에 대한 간단한 설명과 함께 전달하는 것이 필수적입니다. 또한, 파일 용량이 클 경우에는 메신저 자체의 파일 전송 기능보다는 클라우드 스토리지 서비스(예: OneDrive, Google Drive)를 활용하여 링크를 공유하는 것이 효율적입니다. 이를 통해 메신저 자체의 부담을 줄이고, 상대방 역시 편리하게 파일을 관리할 수 있습니다.