업무 중 예상치 못한 사건이나 사고가 발생했을 때, 경위서 제출을 요구받는 경우가 많습니다. 당황스러운 마음에 어떻게 작성해야 할지 막막하게 느껴질 수 있지만, 명확한 작성 원칙만 알고 있다면 논리적이고 설득력 있는 경위서를 작성할 수 있습니다. 이 글에서는 가장 핵심적인 ‘육하원칙’에 기반한 경위서 작성방법을 체계적으로 안내해 드립니다.
경위서 작성 전, 반드시 알아야 할 기본 원칙
경위서는 단순히 사건을 나열하는 글이 아닙니다. 사건의 전말을 객관적이고 명확하게 전달하여 읽는 사람이 상황을 정확히 파악하도록 돕는 공식적인 문서입니다. 따라서 작성을 시작하기 전에 다음 세 가지 원칙을 반드시 기억해야 합니다.
- 객관성 유지: 개인적인 감정이나 추측, 변명은 최대한 배제하고 오직 발생한 ‘사실’에만 근거하여 작성해야 합니다.
- 간결하고 명확한 문장: 누구나 쉽게 이해할 수 있도록 복잡한 문장 구조나 불필요한 미사여구는 피하고, 간결하게 핵심 내용 위주로 기술합니다.
- 정확한 정보 기재: 시간, 장소, 관련 인물, 수치 등 모든 정보는 정확하게 확인하여 기재해야 문서의 신뢰도를 높일 수 있습니다.
육하원칙 1: 누가 (Who) – 관련 인물 명확화
사건에 관련된 모든 인물을 명확히 밝히는 단계입니다. 본인을 포함하여 사건의 직접적인 관련자, 목격자, 상급자 등 관련된 모든 사람의 소속, 직책, 성명을 정확하게 기재해야 합니다. 이는 책임 소재를 명확히 하고, 향후 사실 관계를 파악하는 데 중요한 단서가 됩니다.
육하원칙 2: 언제 (When) – 시간의 정확성
사건이 발생한 시점을 구체적으로 작성하는 것은 매우 중요합니다. 단순히 ‘어제 오후’와 같이 모호하게 표현하기보다는, ‘2023년 10월 27일 오후 15시 30분경’처럼 연월일과 시간까지 최대한 상세하게 기록해야 합니다. 사건의 시작, 진행, 종료 시점을 시간 순서대로 정리하면 더욱 좋습니다.
육하원칙 3: 어디서 (Where) – 장소의 특정
사건이 발생한 장소를 구체적으로 명시해야 합니다. ‘사무실’과 같이 포괄적인 장소보다는 ‘본사 3층 영업 2팀 회의실’처럼 다른 사람이 들어도 정확히 위치를 파악할 수 있도록 상세하게 기술하는 것이 중요합니다. 장소의 특수성이 사건의 원인과 관련이 있다면 함께 언급하는 것이 좋습니다.
육하원칙 4: 무엇을 (What) – 사건의 핵심
어떤 사건이 발생했는지, 그 핵심 내용을 명확하게 설명하는 부분입니다. 사건의 종류(예: 보안 사고, 기물 파손, 고객 불만 발생 등)와 그로 인해 발생한 결과(예: 서버 다운, 생산 라인 중단, 금전적 손실 등)를 구체적으로 작성해야 합니다. 이 부분에서 사건의 본질이 명확하게 드러나야 합니다.
육하원칙 5: 어떻게 (How) – 과정의 상세 기술
사건이 어떤 순서와 방식으로 진행되었는지를 시간의 흐름에 따라 상세하게 기술하는 단계입니다. 사건의 발단부터 전개, 절정, 마무리까지의 과정을 논리적으로 설명해야 합니다. 이 부분은 사건의 전체적인 맥락을 이해하는 데 가장 중요한 역할을 하므로, 최대한 구체적이고 체계적으로 작성해야 합니다.
육하원칙 6: 왜 (Why) – 원인과 배경 설명
사건이 발생하게 된 원인과 배경을 설명하는 부분입니다. 이 단계에서는 추측이 아닌, 객관적인 사실에 근거하여 원인을 분석해야 합니다. 예를 들어, ‘직원의 부주의’라고 작성하기보다는 ‘정기 안전 점검 절차 미준수로 인한 설비 오작동’과 같이 구체적인 원인을 제시하는 것이 설득력을 높입니다.
경위서, 시말서, 사유서 비교 분석
많은 분들이 혼동하는 경위서, 시말서, 사유서의 차이점을 표로 명확하게 정리해 드립니다. 목적과 성격이 다르므로 상황에 맞는 문서를 작성하는 것이 중요합니다.
| 구분 | 경위서 (Incident Report) | 시말서 (Apology Letter) | 사유서 (Letter of Explanation) |
|---|---|---|---|
| 목적 | 사건의 객관적 사실 보고 | 잘못에 대한 반성과 사죄 | 특정 행위의 이유 설명 |
| 어조 | 객관적, 사실적 | 반성적, 주관적 | 설명적, 해명적 |
| 핵심 내용 | 사건의 발생 과정 및 원인 | 본인의 과실 인정 및 재발 방지 약속 | 지각, 결근, 조퇴 등의 이유 |
| 책임 유무 | 책임 소재를 따지기 전 사실 관계 파악 | 본인의 책임을 인정하는 것이 전제 | 책임 유무와 무관하게 사유를 밝힘 |
잘 작성된 경위서의 핵심은 감정을 배제하고 사실을 명확히 전달하는 ‘객관성’에 있습니다. 이는 문제를 해결하는 첫걸음이자, 본인의 입장을 가장 논리적으로 방어하는 수단이 될 수 있습니다.
경위서 작성 시 절대 피해야 할 실수
경위서의 신뢰도를 떨어뜨리고 불필요한 오해를 살 수 있는 실수들이 있습니다. 다음 사항들은 반드시 피해야 합니다.
- 감정적인 표현 사용: ‘억울합니다’, ‘너무 당황스러웠습니다’ 등 주관적이고 감정적인 표현은 자제해야 합니다.
- 장황한 변명과 책임 회피: 다른 사람에게 책임을 전가하거나 상황에 대한 변명을 늘어놓는 것은 부정적인 인상을 줍니다.
- 거짓 정보나 사실 왜곡: 잠시 위기를 모면할 수는 있으나, 추후 거짓이 밝혀지면 더 큰 문제로 이어질 수 있습니다.
- 모호하고 불분명한 표현: ‘~인 것 같다’, ‘~로 추정된다’ 등 불확실한 표현은 보고의 정확성을 떨어뜨립니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1: 경위서에 개인적인 의견이나 해결 방안을 제시해도 되나요?
A1: 기본적으로 경위서는 사실 보고가 목적입니다. 다만, 회사 양식이나 상급자의 지시에 따라 재발 방지 대책이나 개선 의견을 포함해야 하는 경우도 있습니다. 별도 요구가 없다면 객관적 사실 기술에 집중하는 것이 좋습니다.
Q2: 경위서에 정해진 양식이 있나요?
A2: 회사마다 자체적인 표준 양식을 갖춘 경우가 많으므로, 우선 사내 양식이 있는지 확인해야 합니다. 만약 별도 양식이 없다면, 오늘 설명해 드린 육하원칙에 따라 기본적인 인적사항(소속, 직위, 성명)과 사건 내용을 순서대로 작성하면 됩니다.
Q3: 경위서를 제출하면 반드시 징계 등 불이익을 받게 되나요?
A3: 경위서 제출 자체가 징계를 의미하지는 않습니다. 경위서는 사건의 진상을 파악하기 위한 공식적인 절차이며, 오히려 솔직하고 정확하게 경위서를 작성하는 것이 문제를 원만하게 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 사실을 숨기거나 왜곡하는 것이 더 큰 불이익으로 이어질 수 있습니다.
경위서 작성은 결코 어려운 일이 아닙니다. 육하원칙이라는 명확한 틀에 따라 발생한 사실을 객관적이고 논리적으로 정리하는 과정일 뿐입니다. 이 가이드가 여러분이 전문가 수준의 명확하고 설득력 있는 경위서를 작성하는 데 실질적인 도움이 되기를 바랍니다.