갑작스러운 사건이나 사고로 인해 사건 경위서 작성을 요구받으면 누구나 당황하기 마련입니다. 어떻게 시작해야 할지, 어떤 내용을 담아야 할지 막막하게 느껴질 수 있습니다. 본 글에서는 명확하고 논리적인 사건 경위서 작성방법의 모든 것을 단계별로 상세히 안내하여 여러분의 어려움을 덜어드리고자 합니다.
사건 경위서와 시말서, 무엇이 다른가요?
많은 분들이 사건 경위서와 시말서를 혼동하곤 합니다. 두 문서는 목적과 성격에서 명확한 차이가 있으므로, 작성 전 반드시 구분해야 합니다. 경위서는 사건의 전말을 객관적으로 보고하는 데 목적이 있는 반면, 시말서는 자신의 과실을 인정하고 사과하는 데 중점을 둡니다.
| 구분 | 사건 경위서 (Incident Report) | 시말서 (Apology/Explanatory Note) |
|---|---|---|
| 작성 목적 | 사건의 발생 과정과 원인을 객관적으로 보고 | 자신의 과실을 인정하고 선처를 구함 |
| 핵심 내용 | 사실 관계의 명확한 전달 (Fact-based) | 반성과 재발 방지 약속 (Apology-based) |
| 서술 톤 | 건조하고 중립적인 어조 | 반성적이고 진솔한 어조 |
작성의 기본 틀: 육하원칙(5W1H)을 기억하세요
모든 보고서의 기본은 육하원칙입니다. 사건 경위서 역시 마찬가지이며, 육하원칙에 따라 내용을 구성하면 누락되는 정보 없이 명료하게 사실을 전달할 수 있습니다. 각 항목에 어떤 내용을 기술해야 하는지 숙지하는 것이 중요합니다.
- 누가 (Who): 사건과 관련된 모든 인물을 명시합니다. (예: 본인, 동료 OOO, 거래처 OOO)
- 언제 (When): 사건이 발생한 정확한 시점을 기재합니다. (예: 2023년 10월 26일 오후 3시 15분경)
- 어디서 (Where): 사건이 발생한 구체적인 장소를 명시합니다. (예: 본사 3층 회의실, OO 프로젝트 서버실)
- 무엇을 (What): 발생한 사건의 내용을 구체적으로 작성합니다.
- 어떻게 (How): 사건이 어떤 과정으로 진행되었는지 시간 순서에 따라 상세히 서술합니다.
- 왜 (Why): 파악된 사건의 원인을 객관적인 근거를 바탕으로 작성합니다.
객관성을 유지하는 3가지 핵심 비결
사건 경위서의 생명은 ‘객관성’입니다. 주관적인 감정이나 불확실한 추측이 포함되면 문서의 신뢰도가 크게 떨어질 수 있습니다. 다음 세 가지 원칙을 반드시 지켜주시기 바랍니다.
- 개인 감정 배제: ‘억울합니다’, ‘매우 유감스럽습니다’ 와 같은 감정적인 표현은 절대 사용하지 않습니다.
- 추측성 서술 금지: ‘~인 것 같습니다’, ‘~라고 생각합니다’ 등 불확실한 표현 대신, 확인된 사실만을 기재합니다.
- 사실 기반 서술: 목격한 것, 들은 것, 데이터를 통해 확인된 것 등 명확한 사실만을 시간 순서에 따라 논리적으로 나열합니다.
사건 경위서는 자신의 의견을 피력하는 문서가 아닙니다. 제3자가 읽었을 때 사건의 전말을 오해 없이 파악할 수 있도록, 확인된 사실만을 담백하게 전달하는 것이 핵심입니다.
경위서 작성 시 필수 포함 항목
효과적인 사건 경위서가 되기 위해서는 기본적인 형식과 필수 항목을 갖추어야 합니다. 일반적으로 회사 내규나 상황에 따라 약간의 차이는 있을 수 있지만, 아래 항목들은 대부분 공통으로 요구됩니다.
- 인적 사항: 작성자의 소속, 직위, 성명을 정확하게 기재합니다.
- 사건명: 어떤 사건에 대한 경위서인지 한눈에 알 수 있도록 명확하게 작성합니다. (예: 서버 다운 관련 사건 경위서)
- 사건 발생 일시 및 장소: 육하원칙에 따라 정확한 시간과 장소를 기재합니다.
- 사건 경위: 가장 중요한 부분으로, 시간의 흐름에 따라 사건의 발생, 진행, 결과를 육하원칙에 맞춰 상세하고 객관적으로 서술합니다.
- 증거 자료 (첨부 시): 관련된 사진, 동영상, 이메일, 문서 등이 있다면 목록을 기재하고 첨부합니다.
- 작성일 및 서명: 문서를 작성한 날짜를 기재하고 본인의 서명을 날인합니다.
좋은 예시 vs. 나쁜 예시 비교 분석
같은 상황이라도 어떻게 서술하느냐에 따라 경위서의 질은 크게 달라집니다. 아래 비교표를 통해 좋은 작성법과 나쁜 작성법의 차이를 명확히 확인해 보십시오.
| 구분 | 나쁜 예시 (Bad) | 좋은 예시 (Good) |
|---|---|---|
| 감정/추측 포함 | 제가 잠시 자리를 비운 사이 누군가 실수한 것 같습니다. 너무 억울합니다. | 오후 2시 30분경, 매뉴얼에 따라 정상 작동을 확인 후 이석했습니다. 오후 2시 45분경, 동료로부터 시스템 오류 연락을 받았습니다. |
| 모호한 시간 표현 | 오후 늦게쯤 문제가 발생했습니다. | 오후 4시 52분, 시스템 로그에 최초 오류 코드가 기록된 것을 확인했습니다. |
| 주관적 판단 | 사소한 실수였는데 일이 커졌습니다. | A버튼을 눌러야 했으나 B버튼을 누른 사실이 있습니다. 이로 인해 연쇄적으로 시스템 오류가 발생했습니다. |
사건 경위서 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
경위서 작성과 관련하여 많은 분들이 궁금해하는 점들을 모아 답변해 드립니다.
Q1: 사건 경위서도 법적 효력이 있나요?
A: 경위서 자체는 법적 효력을 가진 문서는 아닙니다. 하지만 추후 법적 분쟁이 발생했을 때 사건의 사실관계를 입증하는 중요한 증거 자료로 활용될 수 있습니다. 따라서 반드시 사실에 입각하여 신중하게 작성해야 합니다.
Q2: 만약 내용을 거짓으로 작성하면 어떻게 되나요?
A: 고의로 사실과 다르게 작성한 내용이 발각될 경우, 사내 징계 사유가 될 수 있으며 사안의 경중에 따라 업무방해 등 법적 문제로 비화될 수 있습니다. 정직하게 작성하는 것이 무엇보다 중요합니다.
Q3: 반드시 정해진 양식이 있나요?
A: 회사나 기관에 따라 지정된 양식이 있는 경우가 많습니다. 작성 전 담당 부서에 정해진 서식이 있는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 별도 양식이 없다면 앞서 설명한 필수 포함 항목을 넣어 자유롭게 작성하면 됩니다.
사건 경위서 작성은 결코 어려운 일이 아닙니다. 당황하지 마시고, 오늘 배운 육하원칙과 객관적 서술이라는 두 가지 큰 원칙을 기억하십시오. 사실을 기반으로 시간 순서에 따라 침착하게 정리한다면 누구든 명확하고 논리적인 경위서를 완성할 수 있을 것입니다.